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ビジネスマナー、今さら聞けないあなたへ【メール・電話・あいさつ】

ビジネスマナーを遵守しましょう!

ビジネスマナーを守ることは、社会人として当然です。当たり前過ぎて、守れない人がいると失礼だと感じてしまうこともあるでしょう。

しかしながら、世間の常識と考えられているビジネスマナーだからこそ、今さら人に聞けないというのも事実です。

この記事では、メール、電話、あいさつという基本のビジネスマナーについて再確認していきたいと思います。

ビジネスマナー【メール編】

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出典: home.magpi.com

ビジネスマナーの中でも難しいのは「メール」です。

相手の表情が分からないだけでなく、相手が読んでいるかさえ分かりません。

また、メールでミスをした場合も、それがミスと気付くまでに時間差があります。

そんなメールだからこそ、ビジネスマナーはしっかりと守らなければなりません。

以下では、具体的にメールに関してどのように対応していけば良いのかをまとめています。

 

⑴重要度の高い事項は電話確認も入れる

メールを送れば届くという認識は間違いです。

場合によってはサーバーの都合で届かない場合もありますし、送信ミスの可能性もあります。

また、届いていたとしても、相手が開封していないということもあります。

こういったトラブルに見舞われないよう、重要度の高い連絡こそ、念には念を入れて電話確認もしましょう。

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出典: www.pexels.com

⑵24時間以内に必ず返信する

よっぽどのメールでない限り、返信は5分あればできます。24時間あれば確実に返信可能です。

それを放置すると信頼を失うことにつながる可能性もありますし、緊急度の高い場合は、手遅れになる場合もあります。

役職によってはメールが大量に来るため、すべて見ていないという人もいますが、基本的には社会人のビジネスマナーとして、メールは24時間以内に返信しましょう。

 

⑶To、CC、BCCの違いを意識する

聞いたことがあっても、未だに理解していないという人がいます。

Toは要件を伝えたい相手、あるいは、返信を求めたい相手につけるものです。「メールを送りたい主要な相手につける」という認識で大丈夫です。

ではCCとBCCの違いは何なのでしょうか。両方ともに共通して、Toに送信したメールと同じものが配信されます。

しかし、BCCに入力されたアドレスは、CCと異なりメールを受け取った人からは参照されません。

つまり、お客様への一斉送信などではBCCにアドレスを入力すれば個人情報の流出を防ぐことができます。

一斉送信するときこそ、気を付けなければいけません。

ビジネスマナー【電話編】

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出典: www.rentaphonesystem.com.au

ビジネスマナーの中でもとっさの対応が求められるのが電話です。これはある程度の慣れも必要になってきます。

電話のマナーができていなかったために、相手に不快な思いをさせるということだけは避けなければなりません。

電話対応でトラブルにならないためにも、しっかりと電話でのビジネスマナーを心得ましょう。

以下、電話対応におけるビジネスマナーをまとめています。

 

⑴メモを取る

人間である以上は、電話で聞いた要件を忘れてしまう可能性があります。

こちらが忘れてしまったがために、相手に何度も連絡をしなければならない事態は大変失礼です。

そのため、それらをなくすためにも確実にメモを取るようにしましょう。

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出典:www.slc-alpha.ca

⑵3コール以上待たせない

皆さんも電話口で待たされて不快な気持ちになった経験はないでしょうか。

インターネットの解約など、数分間待たされるだけで遅いと感じます。

これはビジネスの上でも一緒で、基本的には3コール以内で電話の受話器を取るというのがビジネスマナーです。

もしも3コール以上待たせてしまった場合には、「お待たせしました」と一言添えましょう。

⑶相手が電話を切るのを待つ

相手から電話がかかってきた場合、要件が済んだとしても、こちらから電話を切るのは失礼です。

基本的には、相手が電話を切るのを待ちましょう。

ただしこちらから電話をかけた時は、基本的にはこちらから切って大丈夫でしょう。

というのも、お互いに相手が切るのを待っていることが多いため、相手の気持ちを考えてこちらから切るというのも気遣いの1つです。

ビジネスマナー【あいさつ編】

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出典: www.englishforbusinesscommunication.com

ビジネスマナーの中でも基本中の基本ですが、意外と苦手な人が多いのが「あいさつ」です。

今まであいさつをあまりしていなかった人ほど、心理的な抵抗でなかなかできなかったりします。

しかしながら、社会人である以上はあいさつくらいできるようにならなければなりません。

当たり前のことですが、大事な要素です。

 

⑴出社時の元気なあいさつ

出社時にあいさつをすることは当たり前です。

1日の始まりに大きな声で元気良くあいさつすると、それだけで好印象を持たれます。

また逆に、オフィスに元気な挨拶が響き渡ると、なんとなく気持ちの良い1日を迎えられます。

好印象を持たれて損はないので、あいさつだけはしっかりとしておくと良いでしょう。

これは誠実さのアピールにつながる可能性もあります。

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出典: www.strath.ac.uk

⑵自分から積極的に

あいさつは積極的に自分からしましょう。あいさつをしてもらって気分が悪くなる人はいません。

また、あまり仲が良くない相手にこそあいさつをこちらから積極的にすれば、距離を少しでも近づけることができます。

 

⑶人を紹介するときの順番

何人かの人が集まって自分がそれぞれの人を紹介する場合にはどの順番でするのが良いでしょうか?

答えとしては、「立てたい人を最後に紹介する」ことです。

また、自社の人、地位の低い人、年齢の若い人ほど先に紹介するようにしましょう。

ビジネスマナーを意識

いかがでしたか?

ビジネスマナーを日々意識して仕事をこなせているでしょうか。

今回紹介したものは、基本中の基本のため、目新しさがなかったかもしれません。

しかし、だからこそ、守れていなかったら大変なことです。

今すぐに自身の行動を振り返り、社会人としての必須のビジネスマナーを守っていきましょう。

株式会社アントレプレナーファクトリー
起業tvチームリーダー

Masahiro Kawamura

京都大学 総合人間学部に在学し、大学では、女性のキャリア形成について学ぶ。卒業論文のテーマは、女性が働きやすい環境の総合的考察。また、現在起業tvチームでチームリーダーも務める。 2016年2月22日、合同会社limeを設立、代表社員に就任。

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