OJTと並ぶOff-JT、なぜ必要?

2017-09-23 (1)
Off-JTは3,000、OJTは100,000
 
この数字が意味するものが何かわかりますか。
 
これはそれぞれのワードが「1か月の間にネットで検索された回数」を表しています。(2017年9月15日時点。GoogleとYahoo! JAPANでの結果)
 
通常業務の中で行われるOJTと、通常業務の外で行われるOff-JT。人材開発の2大ワードともいえる言葉ですが、検索回数だけ見ると、みなさん、OJTにばかり興味があるようです。
 
当然ですが、OJTの方がOff-JTよりも実施される回数は多いです。通常業務の中で行われるわけですから、必然そうなります。
 
その結果として、OJTに関する知識ばかりに目が行くのかもしれませんね。しかしながら、マネジメント層の皆さんはそういうわけにはいきません。
 
Off-JTは人材研修のうえで欠かせないもう1本の柱です。なぜ、Off-JTが必要なのか、どんな場合にOff-JTの方が効果的なのかを押さえておきましょう。
 

Off-JTとは?

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出典:gahag.net
まずは基本的な質問から。
Off-JTとは何でしょう?
 
Off-JT=職場外研修、とよく言われますよね。この「職場外」の研修ということで、会社の外で行われる研修(セミナーや外部講師の招致など)だけが当てはまると勘違いしている人もいるのではないでしょうか?
 
しかし、ここでいう「職場外」とは、「通常業務の外」という意味です。つまり、会社で考えたプログラムを会社内で行うタイプの研修もOff-JTです。
 
OJTと異なるのは、基本的に集団・グループでの研修になる点と、体系的なプログラムが作られている点です。1人または数人の指導者のもとで、決まったプログラムを体系的に学習していきます。
 
Off-JTは学校の授業に似た感じと言えるでしょう。
 

Off-JTのメリット・デメリット(OJTと比較してみよう)

では、Off-JTのメリットとデメリットの把握に移りましょう。ここではOJTと比較しながら見ていきます。
 
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上の表がOff-JT、OJTそれぞれの代表的なメリット・デメリットをまとめたものです。
 
Off-JTは、研修のための時間をとり計画的に行われるため、OJTと比べて体系的な学習が可能です。また、OJTと違い、1人の指導者(教師役)で研修を実施できるため、教育内容の均一化も図れます。
 
しかしながら、デメリットは現場での学習ではないため、実践的な知識の習得が難しいものです。知識自体は実践的なものでも、実際の現場で利用しようと思うとまた少し違うものですよね。
 
さらに、Off-JTは時間的、経済的コストもかかってきます。外部に委託すれば高い効果が望めますが、一方でコストもかかってしまうので、コストパフォーマンスの高い外部研修、研修ツールを探す必要があるでしょう。
 
OJTのメリット・デメリットについてはここでは詳しい説明を省きます。上の表を見るか、下にあるOJTの記事を参考にしてください。
 
OJTのデメリットをOff-JTのメリットで、Off-JTのデメリットはOJTのメリットでそれぞれ補っている構造が読み取れたと思います。つまり、Off-JTもOJTと同じくらいに大事であり、どちらか一方では不十分なのです。
 
Off-JTの単純なメリット・デメリットを見るだけでもその必要性が感じられたかもしれませんが、次はもう少し深く見ていきましょう。
 
➡OJTのメリット、デメリットはこちらの記事を参考

Off-JTの必要性-どのようなときに活用するか

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Off-JTが必要となるケースを4つほど見ておきましょう。
 

① 新しい知識を取り入れたいケース

1つ目は、社内には蓄積されていない新しい知識を教えたいケースです。新しい事業を始めたい時などにあり得るケースですね。
 
当然、この場合はOJTを適用することが難しくなります。OJTは既にスキルを持っている人が複数いるときに効果を発揮するからです。
 
こういった場合にこそOff-JTです。
 
外部講師を招いてセミナー形式に行うのも1つの手です。または、1人か2人の社員にリサーチしてもらい、講師を担当してもらうという方法をとることもできます。
 

② 指導のバラつきを抑えたいケース

2つ目のケースは、指導のバラつきを抑えたいケースです。人事評価などが典型例です。
 
OJTは指導者が複数いるため、基準が人によってずれてくることがあります。集合研修の形式で知識を共有できるOff-JTであれば、この問題を解決できます。
 

③ 繁忙期に向けた対策のケース

3つ目は少し特殊ですが、繁忙期に向けた対策としてのOff-JTです。繁忙期に通常通りOJTを行うというのは、指導者側にとっては大変なことです。
 
繁忙期に通常時とは異なる業務が生じる場合、あらかじめOff-JTを行っておくことが対策となります。その上でのOJTであれば、指導者の負担が小さくて済むでしょう。
 

④ 会社として統一しておきたい常識

最後に取り上げるケースは、会社として統一しておきたい、まとめて伝えておきたい知識の場合です。
 
主に、新人研修などにおいて必要になってくるものが当てはまります。社会人としての常識や、取引先への対応の仕方、業界の一般知識などはOff-JTでまとめて伝えてしまったほうが効率的です。
 
このタイプの知識はいわゆる「常識」とされるものなのです。OJTの指導者となる先輩からすると、その後輩がその「常識」を知っているのかどうかはわかりません。こういった小さな「常識」の食い違いが、大きな問題につながる危険性も存在します
 
最近では、OJTが上手く機能していないという話も聞きます。つまり、先輩が自分の業務で手一杯だったり、管理の立場の人が現場で活躍してしまったりします。通常業務のなかで行うOJTには限界があるということです。
 
また、教える側としても無視できない負担になってきます。そんな時にこそ、Off-JTの必要性が出てくるのです。
 

Off-JTを見直してみよう

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出典:gahag.net
いかがだったでしょうか?今までOff-JTについて深く考えてこなかった人にとっては、役に立つ内容になっていたと思います。
 
Off-JTとOJTを、教育したい内容によって使い分けることで、より効果的な研修を行うことができます。会社で研修したい内容をリストアップし、OJT、Off-JTのどちらが適している整理しておくのもいいかもしれませんね。
 
最後に、Off-JTの検索回数が増えることを陰ながら祈っておきます。
 
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