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会議を短縮できるのは一流の当たり前
出典：smallbizdad.com
「会議の時間が長い」「会議のテーマからずれる」「無駄な会議が多い」
こういった会議への疑問を抱いた経験がある人も多いのではないでしょうか。
実際、『日々、会議 必要なのか 日々、懐疑』 といった会議に関するサラリーマン川柳もあるくらいです。
一流のリーダーは会議を効率化させる方法を心得ています。会議は手段であり目的ではないという認識をしっかりと持ちましょう。
この記事では、無駄な会議を取り除き、会議をより生産的にするための様々な方法をご紹介します。有名企業の会議の例も取り扱うので、ぜひ明日から実践してみてください。
明日実践する会議の8つの進め方
⑴会議に参加する人数、時間を半分にする
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10人で1時間行っていた会議を、30分で5人で行うように調整したとします。すると、会議に要する時間の総和は、10時間→2時間半に削減されます。これによって生じた7時間半の時間は、社員の1人の1日分の時間に相当します。
会議に要する時間は、時間総和で測るべきです。全員の時間が消費されるということを再度認識しましょう。
⑵事前に資料、アジェンダを共有する
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これは当たり前のことかもしれませんが、確実に実践しましょう。
最近では、資料共有もクラウドサービスなどを利用し、とても簡単になりました。紙である必要は全くないので、遅くとも前日までには会議の資料やアジェンダは共有しましょう。
⑶プロジェクターで会議の残り時間を投影する
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これはGoogleで実際に行われています。
残り時間をプロジェクターに投影することで、時間に対する責任が生じます。どうしてもチームで会議を行うと、慣れが生じて無駄な時間が生じたりします。残り時間をしっかりと視覚化します。
⑷立って会議をする
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座ってダラダラ会議をするくらいだったら、立って会議を行ってみましょう。立って会議をするとどうしても早く終わらせたくなります。集中できる環境を作り、効率的な会議を行いましょう。
⑸目的やゴールをはっきりさせる
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会議の目的やゴールをはっきりさせれば、テーマがずれた時にも、会議の目的に再度戻ることができます。立ち位置をしっかりと会議
参加者に共有し、テーマからずれてしまった時にも、会議のテーマに戻りましょう。
⑹話を遮る
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会議で話者があまりにも長く結論が見えない話をするときは、いっそのこと話を遮りましょう。結論の見えない話に、チームメイトだからと妥協して聞いてはいけません。長すぎる場合は、途中で終了させ、次の人に話者を変えましょう。
⑺会議の準備を怠った人を解雇する
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海外では、会議の準備を怠った人を解雇すると噂される会社もあります。テスラモーターズのCEOであるイーロン・マスク氏は、会議の準備を社員に徹底させるために、それほどの措置を取ることもあるという風に言われています。
日本では難しいとは思いますが、これが世界の会議のレベルなのです。
⑻会議をしない
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無駄な会議だと思うのであれば、行わなくても良いでしょう。たいていの会議は、行わなくても結果に影響しません。会議は行うことは目的ではありません。理想的な会議とは、会議を行わないことです。
会議を可能な限り短縮しましょう
会議には大きなコストがかかります。大勢で時間をかけたにもかかわらず何も決定しないのならば、行う意味がありません。
会議には、参加者×時間がコストとしてかかるという認識を持ってください。たった10分の延長かもしれませんが、6人で行えば、6人で×10分、1時間の無駄遣いです。
会議をより生産的なものにし、最大限のパフォーマンスが発揮出来る環境で、創造的な仕事を行いましょう。
