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OJTとは?4つの手順と3つの原則を学んで、改善点を探してみよう。

OJTって何?

会社やバイト先でOJTという言葉聞いたことありませんか?

意味はなんとなく知っているけど、具体的にどういうことなのかよくわからないという人も多いと思います。

 

OJTとは、On-the-Job Training(オン・ザ・ジョブ・トレーニング)の略称で、実際の職場で実務を通して学ぶ訓練のことです。

これに対して、実際の業務から離れて行う研修などのことをOff-JT(Off the Job Training)といいます。

 

要するに、「OJTは仕事をしながら職場の先輩にその仕事を教えてもらう」ことです。こう聞くと、簡単で当たり前のことに思えますよね。しかし、実際にやってみると難しいものです。

教える側からすると、通常業務と並行して行うことになるOJT。ただでさえ忙しい中、十分なOJTができているのでしょうか?

 

少しでも効率よくOJTを行えるように、今回はOJTで重要なことやそのメリット、問題点などを押さえていきましょう。

OJTの基本。4つの手順と3つの原則。

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出典:pakutaso.com

OJTには4つの手順3つの原則が存在します。

4つの手順

  • Show(やってみせる)
  • Tell(説明・解説する)
  • Do(やらせてみる)
  • Check(評価・追加指導を行う)

 

Showでは、まずその仕事をやって見せ、仕事の全体像をわかってもらいます。この手順は意外と忘れやすいものです。言葉での説明で終わらせがちですが、具体的なイメージを持ってもらうことが大切です。

Tellでは、具体的に仕事の内容を説明します。その仕事はどういうものなのか、その意味や背景を教えていきます。質問に答えることで、より深く理解してもらいます。

Doでは、実際にその仕事をやってもらいます。初めてのときはしっかりと横についていてあげましょう。

Checkでは、Doでできていなかったことや、Tellでは教えていないような細かいことなどを教えていきましょう。また、Doの評価も行います。その評価にもとづいて次の計画を立てていきます。

3つの原則

OJTの3つの原則とは、意図的・計画的・継続的であることです。

意図的とは、どのような目的をもってそのトレーニングを行うのかを認識すること。

計画的とは、しっかりとした計画に基づいてトレーニングが行われること。

継続的とは、1度で終わってしまうトレーニングではなく、反復的に、また段階的にトレーニングが実行されること。

 

これらの原則が守られることが、OJTにおいて最も重要です。3つの原則を守ることでOJTの質が保たれるからです。

OJTのメリット・デメリット

つづいて、OJTにはどのようなメリット、またデメリットがあるのか考えていきましょう。

 

OJTのメリット

  • ・実際の仕事を通して学べるので、研修と仕事のズレが小さく、効率の良いトレーニングができる。
  • ・トレーニングを通して、先輩と新人の人間関係が構築できる。
  • ・新人のペースに合わせることができる。
  • ・日々の業務で継続的に実行できる。
  • ・外部講師や研修時間などの費用がかからない。

 

OJTのデメリット

  • ・指導者の負担が大きくなる。
  • ・指導者の能力によってトレーニングの質にバラツキが出る。
  • ・業務の中で学ぶので、途切れ途切れのトレーニングになることもあり、体系的に学びにくい。
  • ・計画作成の手間がかかる。
  • ・新人育成が現場任せになりがち。

 

このように、OJTにはメリットもデメリットもありますが、新人教育はどのような職場でも必要になるでしょう。厚生労働省の発表している「労働経済白書」でもOJTの効果は認められています。Off-JTと組み合わせて、上手くOJTを活用していきましょう。

実際にOJTができているのか

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出典:gahag.net

ここまで基本的な考え方を説明してきましたが、あなたの職場では質の高いOJTができていますか?

実は、OJTを行っているにもかかわらず、「適切な教育がされていない」としてやめていく人も多いのです(「労働経済白書」より)。これは、OJTを行っていると答えた企業でも、適切なOJTが行われていない証拠です。

 

あなたが受けた教育は4つの手順(Show,Tell,Do,Check)に従って行われていましたか?

あなたが行っている教育は計画的なものですか?一度振り返ってみましょう。

OJTを行うときの課題・問題点

では、どのような問題が起こり得るのか見ていきましょう。

1度しか教えない、1回で全部教えしまう(フィードバックが少ない)

このパターンは、原則「継続性」の無視、Checkの不足による問題です。結果として、新人はミスを重ねることになり、その新人自身にも会社にもダメージを与えることになります。また、トレーニングを通しての関係構築もしにくくなります。

 

このパターンの解決策は、継続的・段階的な指導計画の作成と、フィードバックの実施を増やすことです。マニュアルで計画のフォーマットや、フィードバックの指標などをつくっておくと良いでしょう。フィードバックの方法については、下にも記述があります。

指導者側のスキルが低い、それぞれの指導者の感覚によって指導が行われる

このパターンでは、原則「計画的」が損なわれます。計画的なOJTの実施のためには、指導者のスキルアップ、指導方法の統一は不可欠です。

 

このパターンの解決策は、指導者に対する研修の実施、指導手順のマニュアル化です。OJT、Off-JTを組み合わせて指導者のスキルアップを目指しましょう。また、指導者同士でのトレーニングに関する情報共有も大切になります。

 

より良いOJTのために考えたい3つの方法

まずは3つの原理(意図的計画的継続的)を満たし、4つの手順(Show,Do,Tell,Check)を実行することが大切です。

その後、それぞれの職場に合ったOJTの形を作り上げていければいいと思います。

 

ここでは、なるべくどのような職場でも役立つようなことを紹介していきます。

①マニュアル化

これは、原理「計画的」「意図的」を満たし、さらに4つの手順を実行しやすくするためのものです。マニュアルに必要なものは、目的・指導方法・業務内容・評価基準・計画表(達成目標期間)などです。

 

目標は、そのOJTの目標について、上層部・指導者・新人の間で共通認識を持つための項目です。これによって、ゴールに向かったOJTが可能になります。

指導方法は、現場の指導者の負担を減らすためのものです。業務内容は、指導内容が人によって異なることを防ぎます。

評価基準は、明確なフィードバックを行うために作ります。何ができていて、何ができていないのかを指導者・新人の両者が判断できるようにします。計画表は、OJTのスケジュールを管理し、段階的・体系的なトレーニングを可能にします。

②フィードバック

フィードバックは新人の成長のためには必要不可欠なものです。できる限り頻繁に行うようにしましょう。

また、フィードバックには「できた部分を評価する」フィードバックと、「改善点を教える」フィードバックがあります。この2種類のフィードバックをなるべくセットでしましょう。そうすることで、新人のモチベーションを保ちやすくなります。

③オープン・クエスチョン

新人の理解度を確認するときに有効なのが、「オープン・クエスチョン」です。オープン・クエスチョンは、Yes/Noでは答えられない質問のことです。

OJTで教えたことについてオープン・クエスチョンを実施しましょう。新人は自分の言葉で説明しなければならないため、どの程度理解しているかを確認しやすくなります。返ってきた答えに対してさらにオープン・クエスチョンを重ねることができれば、より質の高い理解を促進できます。

OJTは、「1人のために皆で回すPDCA」

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出典:gahag.net

OJTについて、その基本的な考え方と課題・対策について紹介しました。ここで紹介したことは一部であり、まだまだ多くの研究がされています。

 

OJTは、「1人の社員のために組織みんなでまわすPDCA」です。

指導計画をつくり、指導を行う、フィードバックや指導方法の評価、そして改善を繰り返すことでより良いOJTが出来上がります。

そして、そのOJTは組織全体の成長につながることでしょう。

 

OJTは大変ですが、組織成長のためには不可欠です。

ぜひ、あなたの職場のOJTを見直してみてください。

 

 

株式会社アントレプレナーファクトリー
インターン

Tomoaki Omi

立命館大学経営学部所属。様々なことに興味を持つが、割とすぐに飽きる。最近チームで結果を出すことの嬉しさを知った。

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